Vous êtes ici : Le 20 janvier 2012, j’animais un atelier sur la gestion du temps avec les TIC dans le cadre des journées TIC FGA Montérégie. Pour animer cette demi-journée, j’ai utilisé un Prezi. Or, un prezi, c’est visuellement intéressant mais il lui manque la possibilité de consulter facilement les différents éléments notionnels à la pièce.
Pour pallier cette lacune, j’ai repris tous les éléments du Prezi dans le texte ci-dessous.
Introduction
Caractéristiques du temps
incompressible, inélastique, continu et irréversible
Pour mieux déterminer les actions qui vous permettront d’améliorer votre gestion du temps, j’ai scindé en plusieurs éléments :
gestion de l’agenda
gestion des tâches
des habiletés liées aux réunions
gestion des contacts
gestion des communications
Gestion de l’agenda
Une bonne utilisation de l’agenda est essentielle pour arriver à devenir efficace dans la gestion du temps. Voici les quelques conseils liés à l’agenda :
N’utilisez qu’un seul agenda (électronique bien sûr).
Synchronisez votre agenda sur vos différentes appareils (téléphone, tablette, portable, ordinateur).
Partagez votre agenda avec vos collaborateurs (en n’oubliant pas de marquer vos rendez-vous « privés »).
Publiez votre agenda sur le web (avec Google Agenda ou avec Microsoft).
Utilisez un agenda partagé pour la réservation de ressources (salles, portables, projecteurs, etc.).
Quelques conseils généraux sur la gestion du temps avec l’agenda numérique :
Respectez la loi de Pareto [1].
Contrez la procrastination.
Identifiez et enrayez les chronophages.
Établissez une routine.
Fixez des objectifs.
Bloquez du temps à l’agenda pour vous, pour votre planification.
La gestion des tâches
Il est préférable de gérer une liste de tâches au même titre qu’un agenda. Le fait d’établir une liste de tâches permet de mieux atteindre les objectifs visés. Votre logiciel de courrier électronique propose sans doute un outil de tâches.
Lorsque le nombre de tâches augmente dans la liste, il convient de faire du ménage pour la rendre plus gérable. Vous pouvez trier en utilisant la technique des 4 quadrants de la liste de tâche. Le principe est simple, pour chaque tâche, attribuez deux qualités :
urgence
importance
Avec deux indicateurs (haut ou bas) pour chaque qualité, vous obtenez quatre possibilités selon les quadrants ci-dessous :
Une fois vos tâches triées dans ces quadrants, appliquez les règles suivantes :
Les tâches du quadrant 1 : faites-les maintenant.
Les tâches du quadrant 2 : décidez du moment pour accomplir ces tâches.
Les tâches du quadrant 3 : à la poubelle ! Supprimez ces tâches de votre liste !
Les tâches du quadrant 4 : Déléguez ces tâches.
Autres conseils liés aux tâches
Scindez les tâches complexes en plusieurs tâches simples.
Apprenez à déléguer.
Indiquez un délai, une échéance pour une tâche [2].
Établissez des priorités [3].
Réservez du temps de contingence [4].
Habiletés liées aux réunions
Avant la réunion
Une bonne préparation, ça aide à tenir une réunion efficace...
Utilisez la fonction demande de réunion de votre agenda
Utilisez Doodle si vous avez des participants qui n’ont pas accès à votre serveur d’agenda
Ouvrez un espace de corédaction pour concevoir l’ordre du jour
Évitez les déplacements en organisant des réunion virtuelles (par exemple, Google+ offre les bulles à 10 personnes gratuitement).
Durant la réunion
Favorisez la prise de note électronique (utilisez un etherpad pour une prise de notes collaboratives).
Respectez la loi d’Illich (prenez des pauses).
Réduisez le papier et utilisez un projecteur
Gestion des contacts
Au même titre que l’agenda, synchronisez vos contacts sur vos différents appareils (ordinateur, tablette et mobile).
Utilisez le format vcard pour transmettre vos coordonnées. Ce format interopérable évitera à vos correspondants d’avoir à copier coller ou retaper vos informations dans leur logiciel de gestion de contacts.
Gestion des communications
En lien avec le téléphone
Mettez en fonction la boite vocale pour ne pas être interrompu [5].
Retournez vos appels à un moment régulier et prédéterminé dans la journée.
Préparez à l’avance votre conversation téléphonique en précisant les points à discuter.
Précisez à votre interlocuteur en début d’appel le temps dont vous disposez pour l’appel.
Consignez les notes d’appel directement à l’ordinateur (avec Outlook, utilisez une entrée du journal).
Si vous gérez du personnel, organisez l’horaire de vos employés de façon coopérative pour la prise d’appels.
En lien avec le courriel
Respectez le principe OHIO
Utilisez le fonction courrier indésirable
Désabonnez-vous des listes non pertinentes
Répondez diligemment à vos courriels
Relevez votre courriel à des moments fixes
Retirez les alertes
Conclusion
Selon plusieurs, il existe un mot de trois lettres qui est l’outil de gestion du temps le plus efficace.
Dire NON à quelqu’un, c’est comme dire se dire oui à soi-même.
Et pour ceux qui préfèrent le visuel de prezi... le voici :
