22 capsules de nétiquette en trois années de BPM ;
 1 questionnaire

L’objectif de ces capsules étaient de vous sensibiliser aux bonnes manières dans ce nouveau monde qui ne cesse d’évoluer, de grandir mais surtout de changer nos pratiques.

Je vous invite à relire ces capsules et à répondre au questionnaire ; nous vous reviendrons l’an prochain avec des capsules sur un autre sujet.

Dites non au TOFU ! Pas l’aliment adoré des végétariens ! Non au TOFU : Text Over, Fullquote Under !.

Le TOFU est un acronyme pour décrire cette mauvaise habitude d’écrire la réponse au-dessus du message précédent, ce qui rend le suivi des discussions très difficiles. L’exemple fourni sur Wikipédia est assez révélateur :

Parce que sinon ça rend la discussion incompréhensible.

> Pourquoi ça ?

> > Je préfère répondre en dessous.

> > > Que faites-vous à la place ?

> > > > Non.

> > > > > Vous n’aimez pas répondre au-dessus ?

Prenez quelques secondes pour supprimer les portions inutiles du message original (formules de politesse, signature, publicité). Et ajoutez vos réponses sous le texte.

Non au TOFU !!!

Ne répondez pas à plusieurs destinataires des Merci et des Moi aussi. Cela produit du bruit inutile. À la place répondez de façon privée à l’émetteur principal du message. Et un merci privé, c’est toujours agréable !!

On reçoit déjà trop de courriels, essayons d’être économes !

Posez-vous ces quelques questions avant de cliquer sur le bouton Envoyer :

• Avez-vous relu votre texte ?
• Sont-ce les bons destinataires ?
• Y a-t-il un sujet révélateur ?
• Avez-vous relu votre texte ?
  • Est-il trop long ?
  • Est-il exempt de fautes ?
• Y a-t-il votre bloc signature ?
• Devrait-il y avoir une pièce jointe ?
• Avez-vous relu votre texte ?

Ça y est, vous pouvez envoyer ! :-)

Vous avez posé une question intéressante, la réponse est urgente, mais votre message semble ignoré ? Ce problème est fréquent. Voici quelques explications possibles de cette situation :
 La réponse à votre question a été postée antérieurement et vous n’avez pas utilisé le moteur de recherche du forum pour vérifier.
 Aucun abonné de ce forum ne connaît la réponse.
 Les abonnés qui pourraient répondre sont en vacances ou surchargés de travail.
 Votre question est vague, floue, et nécessite d’être plus précise.

Pour remédier à la situation, je vous suggère de reposer votre question après deux ou trois jours, en veillant à n’y mettre aucune impatience, mais au contraire un mot gentil.

Facilitez la vie de vos destinataires et ajoutez un bloc signature à vos courriels. Pour être sûr que les gens sachent qui vous êtes, veillez à mettre quelques lignes à la fin de votre message avec vos coordonnées.

Vous pouvez configurer votre logiciel de courrier électronique pour que l’ajout soit automatique.

Lorsque vous recevez un message qui vous affecte émotivement, au lieu de répondre sous le coup de l’émotion, attendez au lendemain pour fournir une réponse calme et sensée.

La vitesse requise pour clavarder efficacement amène les internautes à utiliser des acronymes pour accélérer l’écriture. Par exemple, les jeunes utilisent souvent lol sans savoir ce qu’il signifie. Et vous, le savez-vous ?

 lol signifie laugh out loud (rire très fort).

Ces acronymes sont nombreux... on peut en déduire certains alors que d’autres sont très... ésotériques. Pour vous y retrouver, consultez cette liste.

Il est en général préférable de lire tous les messages électroniques reçus avant de répondre à l’un d’entre eux.

Il peut en effet arriver qu’une demande d’aide (ou de précision) soit suivie d’un second message qui dit « Laisse faire, j’ai trouvé ! ».

Assurez-vous aussi, avant de répondre, de bien être le destinataire principal (et non mis en CC).

Déjà 13 capsules de nétiquette sont publiées dans les BPM de FGA Montérégie. Les avez-vous toutes lues ?

Je vous invite à les relire (http://fgamonteregie.qc.ca/spip/spi...), car nous vous soumettrons un petit questionnaire sur le sujet la semaine prochaine !

En lien avec la capsule de Netiquette Sujet, en plus d’avoir un titre pertinent, succinct et révélateur du contenu du message, efforcez-vous de ne traiter que d’un seul sujet par message.

Les messages portant plusieurs sujets rendent plus difficile le repérage pour une communication ultérieure et peuvent parfois ne pas être lus au complet :-)

Il est mal vu de poser une question dont la réponse aurait pu être trouvée moyennant une recherche préalable.

Avant de poser votre question dans un forum, assurez-vous d’abord que la question n’a pas déjà été posée dans ce forum (utilisez l’outil de recherche de forum).

Les binettes (ou smileys) sont des symboles composés de plusieurs caractères pour présenter certaines émotions dans un texte. La binette la plus utilisée est :-) (penchez la tête vers la gauche et vous y verrez un visage qui sourit). En voici deux autres :

 :-( : une baboune, le visage mécontent !

 ;-) : un clin d’oeil

À utiliser au fil de vos rédactions pour agrémenter ou transmettre un peu de saveur à vos messages. ( )3 ( )3

Il en existe plusieurs centaines de ces binettes. Pour vous y retrouver, consulter le dictionnaire des binettes.

Répondez rapidement à vos interlocuteurs. Si la requête requiert plus de temps, écrivez d’abord un bref courriel de façon à ce que votre interlocuteur sache que vous avez reçu son message et que vous le traiterez selon un délai à préciser par vous. J’essaie pour ma part de respecter un délai maximal de 48 h.

À moins de disposer d’un service de courriel encrypté (ce qui est peu probable), vous devez prendre pour acquis que votre correspondance n’est pas sécuritaire et peut être lue par n’importe qui. Une règle simple à respecter : écrivez comme s’il s’agissait d’une carte postale !

Alors que le terme capitale est plus juste que le terme majuscule, l’utilisation de tels caractères dans un message électronique peut servir à accentuer un ou quelques mots s’il n’est pas possible d’utiliser le gras.

Par contre, l’utilisation systématique des lettres capitales donne l’impression de crier et est donc offensante. À ÉVITER, NATURELLEMENT.

Si vous décidez de transférer un message électronique que vous avez reçu, ne le modifiez pas. Vous pouvez supprimer les éléments secondaires, impertinents quant à votre propre message, vous pouvez aussi raccourcir le message initial mais n’en modifiez jamais les termes.

Si le message était personnel, demandez d’abord la permission avant de le transférer à une tierce personne ou à un groupe.

Lorsqu’un courriel n’est pas la suite d’une discussion déjà amorcée, il est conseillé de commencer par une formule de salutation.

Soyez conscient de la taille des pièces jointes à votre message. Connaissez aussi vos destinataires ! Ont-il une bonne vitesse de connexion Internet ? Ont-ils beaucoup d’espace disque ? Annexer de grands fichiers, telles que des photos, des présentations, peut rendre vos messages si voluminuex qu’ils peuvent ne pas arriver à destination. Une bonne règle serait de ne pas envoyer de fichier dépassant les 2 Mo (nous sommes en 2009 !). Comme alternative, utilisez un service web de dépôt et rendez votre fichier accessible ainsi.

Pour éviter de diffuser votre carnet d’adresses sur Internet, il est de mise lorsque l’on envoie un message à plusieurs personnes qui ne se connaissent pas nécessairement entre eux, d’utiliser le champs CCi : (copie conforme invisible) plutôt que le champ A :.

Il est fréquent de recevoir de la part d’amis internautes bien intentionnés, un courriel d’avertissement qu’une catastrophe surviendra si... Ou encore qu’une dame a perdu son enfant et a besoin de votre appui pour...

AVANT d’acheminer ces canulars informatiques (hoax) ou ces pourriels à tous vos contacts, réfléchissez et validez l’information (par exemple, visitez www.hoaxbuster.com).

Et comme le dit si bien le proverbe : "dans le doute, abstiens-toi" !

Lors d’une réponse, il est de mise de ne pas conserver la totalité du message original mais uniquement les parties auxquelles la réponse fait référence, et si nécessaire un peu de contexte avant ou après.

Chaque courriel devrait avoir un sujet dans l’entête qui reflète le contenu du message.