Vous êtes ici : Au-delà de l’essentielle communication directe (en personne), la communication asynchrone a pris beaucoup d’importance comparativement à l’époque du courrier postal. Dans cet article, trois modes de communication asynchrone (le courriel, la messagerie Facebook et les textos) sont étudiés et plusieurs solutions apportées pour rendre ces modes plus utilisés.
État de la situation
Voyons l’utilisation de ces trois modes de communication asynchrone selon les trois catégories d’utilisateur.
- les élèves :
- accros des textos
- communiquent régulièrement par la messagerie Facebook
- utilisent parcimonieusement le courriel.
- les enseignants :
- commencent à adopter les textos pour une utilisation personnelle
- sont peu ou pas sur Facebook professionnellement
- utilisent le courriel régulièrement mais de façon plus ou moins efficace [2].
- les professionnels et les directions :
- utilisent beaucoup le courriel (peut-être même trop)
- commencent à adopter les textos pour une utilisation personnelle
- sont peu ou pas sur Facebook professionnellement
Plusieurs raisons peuvent être invoquées pour expliquer l’inefficacité relative des enseignants [3] à courrieller :
- Les ordinateurs trop lents ou peu accessibles.
- Les enseignants ne passent pas leur journée devant l’ordinateur.
- L’interface de l’application courriel (du portail Édu-Groupe) est lourde et peu conviviale.
- Certains enseignants ont peu d’intérêt pour les technologies.
- Certaines directions maintiennent la communication imprimée alors qu’elles devraient imposer la communication électronique.
Quant à l’usage limité de Facebook par le personnel scolaire, il s’explique en grande partie par l’inaccessibilité de Facebook dans les réseaux des commissions scolaires.
Les textos requièrent un téléphone cellulaire qui n’est pas fourni pour la plupart des employés des commissions scolaires. Ceux-ci évitent donc d’utiliser un appareil personnel pour des fins professionnelles.
Quelles solutions peuvent améliorer la situation ? Voici quelques propositions pour :
Deux solutions pour la communication par courriel
L’objectif : améliorer l’accès au courriel en contournant l’actuelle obligation d’être devant un ordinateur et dans le portail Édu-Groupe.
Avec l’importante pénétration des téléphones intelligents dans la société québécoise, une personne n’a nul besoin d’un ordinateur pour courrieller.
Une solution en amont
Les services informatiques devraient offrir une alternative au portail pour relever le courriel. Il existe plusieurs protocoles sécuritaires et éprouvés qui permettent cela [4].
Le personnel administratif et de direction dispose déjà d’un tel accès. Pourquoi les élèves et les enseignants ne pourraient pas ? Il n’y a aucune raison valable. Mais, il faut manifester le besoin pour que les services informatiques y répondent.
Vous êtes donc invités à soumettre une requête à vos services informatiques ou à votre direction pour obtenir un accès POP ou IMAP à votre boîte de courriel commission [5].
Avec ce type d’accès, vous serez plus efficaces (vous pourrez par exemple, relever votre courriel à l’aide de votre téléphone) et vous aurez la possibilité de garder des traces (vous pourrez en effet archiver vos courriels au lieu de les supprimer quand votre quota est atteint).
Une solution en aval
Dans l’attente de la mise en place de la solution en amont, vous pouvez temporairement rediriger votre courriel commission vers une boîte de courriel externe qui, elle, offre les possibilités de relève de courriel à l’aide d’un téléphone intelligent ou d’un logiciel de courrier électronique.
Voici la procédure (pour la création d’une règle) qui permettra cette redirection de Édu-Groupe.
Allez d’abord dans le portail, puis dans la fenêtre de courriel.
(1) Cliquez sur l’icone pour afficher les Options.
(2) Cliquez sur l’onglet Règles.
(3) Créez une nouvelle règle, en cliquant sur l’icone +.
(4) Assurez-vous que le champ Condition est à De.
(5) Ajoutez un point dans le champ Filtre (en effet, tout vos correspondants auront un point (.) dans leur adresse courriel).
(6) Choisissez l’action Transmettre à ou Transmettre une copie à.
(7) Écrivez l’adresse vers laquelle vous désirez que votre courriel soit redirigé.
(8) Cliquez sur l’icone de la disquette pour enregistrer cette nouvelle règle.
Et voilà ! Dorénavant, votre courriel commission sera redirigé vers votre autre boîte de courriel. Vous devriez, avec cette nouvelle adresse, être en mesure de relever votre boîte de réception à partir de votre téléphone intelligent ou à partir d’un logiciel de courriel. Ce dernier vous permettra aussi l’archivage de votre correspondance.
Le principal désavantage de cette solution : l’envoi de courriel. La redirection sert au courriel entrant. Le courriel sortant, si vous tenez à utiliser une adresse commission, ne pourra que se faire du portail Édu-Groupe tant et aussi longtemps que la solution en amont n’est pas mise en place par les services informatiques.
Si vous désirez établir une communication un à plusieurs par courriel, l’option la plus simple est d’utiliser le forum des nouvelles d’un espace Moodle auquel tous vos élèves sont inscrits. Vous pourrez ainsi communiquer par groupe ou pour tous les groupes d’un même cours. Aussi, toute communication est archivée.
Une solution pour la communication Facebook
Parce que nos élèves sont presque tous sur Facebook (ci-après FB), l’utilisation de ce mode de communication permettra de les joindre assez facilement.
Il est possible d’acheminer un message Facebook à une personne sans avoir de compte FB. Deux conditions sont requises pour que cette approche réussisse :
connaître l’adresse courriel @facebook.com du destinataire ;
aviser le destinataire que vous désirez communiquer avec lui par l’intermédiaire de la messagerie FB car il devra paramétrer son compte pour recevoir des messages de l’extérieur.
Connaître son adresse @facebook.com
Chaque personne qui dispose d’un compte FB possède une adresse @facebook.com. On la trouve dans l’interface FB, selon l’image ci-dessous, en cliquant sur le triangle du coin supérieur droit (1), puis en ouvrant les paramètres du compte (2).
L’adresse @facebook.com est indiquée sur cette page, comme le démontre l’image ci-dessous.
Ajuster les paramètres pour recevoir du courriel externe
Dans FB, allez sur le triangle noir du coin supérieur droit (1) et ouvrez les paramètres de confidentialité (2).
Cliquez sur le lien Modifier les paramètres de la section Méthode de connexion (3).
Ajustez le dernier paramètre de la fenêtre surgissante Qui peut vous envoyer des message FB pour Tout le monde (4).
Notez qu’il s’agit d’un mode de communication unidirectionnel. Vous pouvez écrire par courriel vers un compte FB, mais votre destinataire ne pourra pas répondre par la messagerie FB vers votre adresse courriel.
Si vous préférez utiliser la messagerie FB (plutôt que le courriel) pour communiquer avec vos élèves, il vous est très très fortement recommandé d’utiliser un compte distinct de votre compte personnel.
Finalement, si vous désirez établir une communication un à plusieurs par l’intermédiaire de FB, vous pourriez utiliser Moodle qui permet la communication par courriel vers un groupe (chaque élève devra alors utiliser son adresse courriel FB). Une autre option est d’utiliser les groupes Facebook.
Une solution pour la communication par texto
Les textos permettent une communication rapide et efficace sans être pour autant synchrone. Le destinataire peut prendre l’information transmise qu’au moment qu’il juge opportun. C’est un mode de communication très populaire chez les jeunes.
Il faut être prudent en tant que professionnel si l’on désire utiliser ce mode de communication.
- Tous les élèves n’ont pas nécessairement de téléphone cellulaire ; il ne faut donc pas mettre en évidence ceux qui n’en ont pas.
- La communication un à un met à découvert votre numéro de téléphone mobile. Ce qui n’est sans doute pas souhaitable, dans une relation prof-élève.
- Il peut y avoir des frais associé aux textos selon le forfait des destinataires.
À moins d’une situation particulière, il n’est pas recommandé de communiquer un à un dans une relation prof-élève à l’aide de son téléphone personnel. Vous pourriez utiliser un service web pour communiquer avec un élève, mais vous ne garderiez aucune trace de l’envoi.
Par contre, les textos peuvent être plus qu’adéquats pour établir une communication un à plusieurs. Le service web Remind101 est un bon exemple de produit gratuit, sécuritaire et conçu pour le milieu éducatif. Il permet une adhésion par les élèves à un groupe, dirigé par un enseignant, qui pourra communiquer avec les abonnés (élèves ou parents) par texto OU par courriel. Ainsi, les élèves ne disposant pas de téléphone cellulaire pourront tout de même recevoir l’information, par courriel. Autre facteur intéressant : puisqu’il s’agit d’un système d’abonnement, le numéro de téléphone des abonnés demeure confidentiel.
Parmi les inconvénients de ce produit, son interface d’utilisation est en anglais seulement et il supprime tout accent des caractères accentués.
Cela dit, si vous enseignez à un groupe, la communication par texto saura capter l’attention de vos élèves.
En conclusion
La communication est au centre de notre art d’enseigner. Avec les technologies de l’information d’aujourd’hui, il est facile d’augmenter l’engagement de nos élèves. Il faut, pour ce faire, maintenir un canal de communication ouvert.
Aussi, l’instantanéité des communications, la puissance des rétroactions rapides et la pénétration des marchés des appareils mobiles nous obligent à actualiser notre façon de communiquer avec les élèves.
Trois modes de communication asynchrone peuvent vous permettre d’améliorer la situation : le courriel, la messagerie Facebook et les textos.
Et vous, comment prévoyez-vous améliorer vos communications avec vos élèves ?
