Voici des notes liées à cet atelier ainsi que quelques réponses aux questions posées en cours et après l’atelier. Mentionnons d’emblée qu’il s’agissait d’une double première expérience : le sujet (c’est mon premier atelier sur le sujet) et la clientèle (c’est la 1^re fois que j’anime un atelier de 75 minutes pour des cadres) ! Mais ceux qui me connaissent le savent : j’aime les défis !

Les congressistes ont été nombreux à répondre à l’appel de cet atelier. Sur les quelque 180 participants, plus de 50 ont choisi cet atelier alors que six autres ateliers étaient offerts sur la même plage horaire ! Cela démontre une belle sensibilité au sujet, tout à l’honneur de ces cadres.

Contrairement à la majorité des autres ateliers, les participants ne trouveront pas sur la clé USB remise à l’accueil de la session de perfectionnement la présentation utilisée. La raison est simple, il ne s’agit pas d’une présentation PowerPoint, mais bien d’un prezi [1] accessible directement dans Internet à http://prezi.com/lp8u3h7ntlg0/.

Introduction

Voici quelques caractéristiques du temps : incompressible, inélastique, irréversible et continu. Dur le temps ; comment les technologies peuvent-elles nous aider à améliorer notre gestion du temps ? Pour tenter de répondre à cette question, j’ai divisé la présentation en cinq blocs :

La gestion de l’agenda
La gestion des tâches
Les réunions
La gestion des contacts
La gestion des communications

Il est possible aux lecteurs de réagir aux propos de cet article en utilisant la fonction commentaires !

1. La gestion de l’agenda

C’est le nerf de la gestion du temps. Il s’agit d’un outil indispensable pour améliorer sa gestion du temps. Tous les participants avaient un agenda ; quelques-uns ont ouvertement mentionné utiliser un agenda papier. Plusieurs arguments ont été avancés par le groupe pour justifier l’abandon d’un agenda papier au profit d’un agenda numérique :

La consignation à l’agenda des rendez-vous répétitifs est beaucoup plus aisée dans un agenda numérique.
Les modifications sont beaucoup plus rapides.
Le partage des informations consignées est facile.

Des solutions logicielles existantes, les deux tiers du groupe œuvrent avec Microsoft Outlook (et sans doute le serveur Exchange) alors que le quart travaille avec Novell GroupWise.

Sur l’accessibilité de l’agenda en tout temps, les aficionados du Blackberry (environ le tiers du groupe) ont fièrement indiqué qu’ils avaient accès en tout temps à leur agenda – naturellement ! Sur la question du téléphone cellulaire – rien d’étonnant ici – tous les participants sans exception en ont un.

Pourquoi ne pas synchroniser alors votre téléphone avec votre agenda numérique ? Plusieurs furent étonnés de cette option.

J’ai donc expliqué la différence entre un Blackberry et un cellulaire quant aux possibilités de synchronisation.

Les CS qui soutiennent l’utilisation des Blackberry se sont procuré une composante serveur (nommée Blackberry Enterprise Server ou BES) qui permet un lien direct entre le Blackberry et le serveur.

Par contre, les téléphones et autres appareils portatifs (comme le Palm) n’ont pas d’accès direct au serveur et doivent donc être synchronisés par l’entremise de l’ordinateur qui, lui, est en lien avec le serveur.

Synchroniser l’agenda numérique avec son téléphone cellulaire

Pour la synchronisation des téléphones portables avec les agendas électroniques, voici quelques pistes de solution selon différentes marques de téléphones cellulaires.

iPhone : avec le logiciel iTunes (pour Outlook, voir cet article).
Palm : avec le Palm Desktop.
Nokia : avec le PC Sync.
LG : Avec le LG Outlook Sync.
Samsung : avec le PC Studio 3.
Novatel : avec le Mobilink
Motorola : Avec les Phone Tools.

Si le fabricant de votre téléphone cellulaire n’est pas dans cette liste, allez d’abord voir sur le site web du fabricant de votre téléphone ; cherchez les solutions logicielles téléchargeables, trouvez les caractéristiques de ce logiciel et vérifiez qu’il sert bien à la synchronisation. Sinon, vous pouvez essayer avec des solutions génériques telles que :

BitPIM, un logiciel libre et gratuit (en anglais) disponible à http://bitpim.org/.
Companion Link, un logiciel propriétaire et payant disponible à http://www.companionlink.com/.
Mobile Master, un autre logiciel propriétaire et payant disponible à http://www.mobile-master.com/ (pour Outlook et Notes seulement).

Une difficulté avec des agendas stockés sur des serveurs propriétaires tels que MS Exchange et Novell GroupWise est la publication des calendriers. Rendre public un agenda stocké sur Exchange ou Groupwise s’effectue par une tierce partie.

Google met en effet à la disposition des internautes une solution d’agenda gratuite, nommée ingénieusement Google Agenda [2]. Il est possible en ayant un Google Agenda et en utilisant un logiciel de synchronisation (notamment Google Calendar Sync de rendre public un agenda.

Quelques conseils en lien avec la gestion de l’agenda

Voici maintenant quelques bonnes pratiques en lien avec les agendas...

N’utilisez qu’un seul agenda(numérique bien sûr). Un seul pour éviter les doubles entrées. Le simple fait d’entrer des données deux ou trois fois est une perte de temps, perte qu’il faut éliminer !
Synchronisez votre agenda avec vos appareils portables (ordinateur, téléphone).
Partagez votre agenda avec vos collaborateurs.
Publiez vos calendriers de centre dans un format ical. Ainsi, les enseignants, les élèves, les parents pourront importer ce calendrier dans leur agenda respectif.
Utilisez un agenda numérique pour la réservation des ressources partagées de votre centre (salle de réunion, laboratoire informatique, projecteur, etc.). Sans octroyer des droits d’écriture à tous, la simple possibilité de consulter l’horaire d’utilisation d’une ressource entraîne des gains de temps pour plusieurs personnes.
Vive Pareto (http://fr.wikipedia.org/wiki/Loi_de_Pareto).
Vainquez la procrastination.
Identifiez vos chronophages et agissez pour les éliminer.
Établissez une routine.
Fixez-vous des objectifs d’amélioration de votre gestion du temps
Bloquez des plages horaires pour vous. Un élément que l’on néglige trop souvent. Il nous faut du temps pour planifier notre temps ; il nous faut du temps pour réfléchir... Bloquez du temps pour vous !

2. La gestion des tâches

Le deuxième outil incontournable pour améliorer sa gestion du temps est une liste numérique de tâches. Moins du tiers du groupe affirmait utiliser une liste de tâches numériques. Les arguments qui militent pour l’utilisation d’une telle liste numérique sont :

La facilité de déléguer la tâche tout en ayant un lien avec le degré d’accomplissement de la tâche.

L’ajout d’un rappel automatique.

La répétition facile d’une tâche.

Pour faire une bonne gestion des tâches, plusieurs principes peuvent être mis à contribution. Les quatre quadrants d’une liste de tâches sont une bonne façon de gérer les tâches. Chaque tâche est qualifiée selon deux critères : urgence et importance.

Les tâches du 1^er quadrant doivent être accomplies immédiatement. Celles du 2^e quadrant peuvent être accomplies au moment décidé par vous. Les tâches du 3^e quadrant ne méritent même pas de se trouver dans votre liste de tâche. Et les tâches du 4^e quadrant doivent être déléguées.

La fonction de délégation des tâches est très intéressante, car elle permet d’assigner une tâche à un employé tout en ayant une copie de la tâche dans sa liste de tâches. L’employé peut transmettre des mises à jour de la tâche, ce qui vous permet de constater l’état d’avancement de ladite tâche. C’est fin, non !

Quelques conseils en lien avec la gestion des tâches

Scindez les tâches complexes en plusieurs tâches simples.

Apprenez à déléguer et à impartir.

Indiquez toujours un délai ou une durée pour une tâche (pensez au principe de Parkinson [3] ).

Établissez les priorités.

Gardez-vous du temps de contingence.

3. Les réunions

Voici quelques conseils pour mieux utiliser les technologies à l’occasion des réunions.

Avant la réunion

Utilisez la fonction d’invitation de votre agenda numérique. Vous pourrez ainsi éviter les interminables courriels en réponse à l’indisponibilité d’un participant. Cette fonction permet de voir les agendas des autres participants (à la condition d’être dans la même organisation).

Utilisez www.doodle.com pour les participants externes.

Ouvrez un espace de corédaction pour la confection de l’ordre du jourl Il existe plusieurs outils de corédaction possibles.

Évitez les déplacements et organisez des réunions virtuelles. Vous pouvez à cet effet contacter votre conseiller pédagogique au service régional FGA du RECIT, il saura vous guider vers la solution de visioconférence la plus appropriée.

Durant la réunion :

Favorisez la prise de note en collaboration (voir ci-haut corédaction)

Utilisez un projecteur pour minimiser le papier.

4. La gestion des contacts

Avec le même argumentaire que pour l’agenda et la liste de tâches, le carnet d’adresses devrait être électronique, synchronisé et partagé autant que possible.

La synchronisation des contacts évitera la duplication du travail d’entrée de données (un chronophage important). À partir de votre serveur de courrier électronique, effectuez la synchronisation en local sur votre logiciel puis avec votre cellulaire (ou automatiquement sur votre BlackBerry).

Dans le même ordre d’idée, pour éviter à vos correspondants d’avoir à entrer un nouveau contact avec vos informations, joignez une carte de visite électronique (vCard) à votre première communication à un correspondant. Ainsi, en un seul clic, ce correspondant pourra vous ajouter à sa liste de contacts.

Vous pouvez consulter l’article Comment faire pour utiliser la fonctionnalité vCard dans Outlook ou cet article (en anglais seulement) adding a Signature or vCard to Items You Send pour GroupWise.

5. La gestion des communications

Voici quelques bonnes pratiques en lien avec le téléphone et le courriel.

a. Le téléphone

N’hésitez pas à utiliser votre boîte vocale lorsque vous ne désirez pas être dérangé.

Rappelez vos interlocuteurs à un moment prédéterminé et régulier dans votre journée de travail.

Préparez vos appels téléphoniques comme s’il s’agissait d’une réunion ; consignez à l’avance les points à discuter.

Précisez à votre interlocuteur le temps dont vous disposez pour cet appel.

Consignez directement à l’ordinateur les notes d’appels téléphoniques. Fini les feuillets autoadhésifs (les post-its) [4]. À cette fin, dans Outlook, il existe une fonction qui permet de consigner les notes d’appels : l’entrée de journal. Dès que l’on ouvre une nouvelle entrée de journal, le chornomèetre démarre et nous disposons d’un espace pour prendre des notes. Cool, non ?

Organisez l’horaire des agents de bureau de façon coopérative. L’un prend en charge les appels de l’autre pendant une heure ; ce qui permet à l’autre de faire un travail concentré durant l’heure. La productivité et la satisfaction de tous en seront augmentées.

Il semble exister une solution similaire à la fonction Journal d’Outlook pour Lotus Notes (en réponse à la question de Patrick) ; est-elle limitée à l’application Lotus Notes Traveler ? Je ne saurais dire (lire la référence à http://publib.boulder.ibm.com/infoc...). J’espère que les lecteurs de cet article connaissant Lotus Notes pourront m’aider à y répondre.

b. Le courriel

Nous sommes envahis par la correspondance électronique… Tellement qu’au lieu de gagner du temps, ce mode de communication nous prend plus de temps que la correspondance traditionnelle (par la poste) nous en prenait à l’époque. Voici quelques trucs pour tenter de gagner du temps dans cette gestion :

Respectez autant que possible le principe OHIO (Only Handle It Once). On ne fait qu’une lecture initiale en diagonale des courriels pour déterminer s’il faut réagir maintenant ou plus tard.
Supprimez immédiatement le polluriel et utilisez les filtres pour les supprimer automatiquement.
Désabonnez-vous des listes non pertinentes.
Habituez-vous à répondre diligemment au courriel.
Relevez votre courriel à des moments fixes.

c. Les fils RSS

Avec cette surabondance d’informations, nous devons choisir les informations pertinentes pour nous. Pour nous permettre de gagner du temps, les fils RSS peuvent rassembler en un seul endroit et selon le mode d’affichage qui nous convient, toutes les informations utiles et pertinentes.

Les outils pour effectuer cette agrégation de fils RSS sont nombreux et variés. Vous disposez déjà d’outils performants pour le faire. Outlook et Groupwise disposent en effet d’un lecteur de fils RSS ! Vos navigateurs web récents (Internet Explorer 7 et Firefox 2 et supérieurs) disposent aussi d’un lecteur RSS intégré.

Il y a ensuite les pages portails tel IGoogle, Mon MSN, Netvibes, etc. Puis, il y a les logiciels spécialisés, tel Google Reader, le complément à Firefox Feedly et plusieurs autres.

Mentionnons que Windows intègre nativement les fils RSS depuis Vista. Il est donc possible d’utiliser un gadget pour lire directement sur votre bureau vos nouvelles.

Vous n’avez donc qu’à rechercher les petits symboles de fils RSS sur vos sites web favoris pour vous abonner à leurs fils RSS.

Il importe aussi de considérer l’autre côté des fils RSS. En tant que gestionnaire, en tant qu’enseignant, nous sommes créateurs de contenu. Nous pouvons donc utiliser les fils RSS pour mieux diffuser ces nouveaux contenus créés.

FGA Montérégie est propulsé par SPIP, un Système de Publication pour Internet qui d’emblée possède la fonction de fils RSS. Les gestionnaires de contenu récents ont tous cette fonction automatique.

J’utilise personnellement un agrégateur du type portail sur ma page d’accueil de mon navigateur préféré (Firefox) avec une page IGoogle personnalisée. J’utilise aussi une page agrégateur portail avec Internet Explorer et Mon MSN. ET je complète le tout avec Google Reader pour lire, une fois par jour des nouvelles plus soutenues.

J’ai déjà offert à quelques occasions des ateliers sur les fils RSS. Vous trouverez à cet endroit la présentation PowerPoint d’un atelier offert dans le cadre de la JPM de mars 2007.

Conclusion

L’amélioration de notre gestion du temps avec les TIC passe nécessairement par des outils répondant à nos besoins. L’outil de base est l’agenda électronique qu’on se doit d’avoir centralisé, partagé et accessible en tout temps.

Pour être à l’heure et pour ne rien oublier… Ajouter des alertes, ajouter des alertes et ajouter des alertes. Les alertes peuvent être définies pour les tâches et pour les rendez-vous. Elles peuvent être synchronisées sur les différents appareils utilisés. Il existe d’ailleurs un site web 2.0 dont la seule et unique fonction est de vous éviter d’oublier :

Gérer votre temps avec une liste de tâches électronique, priorisée et partagée en n’oubliant pas de toujours y accoler une échéance ou une durée.

Selon plusieurs, il existe un mot de trois lettres qui est l’outil de gestion du temps le plus efficace : NON !

Aussi, rappelons-nous que le fait de dire NON à quelqu’un, c’est comme se dire OUI à soi-même.

J’espère que ces quelques trucs sauront vous aider.